Klosterhof Herrenberg

Geschäftsordnung zur neuen Klosterhof-Konzeption

Die Hausgemeinschaft Klosterhof konstituiert sich offiziell im Rahmen ihres ersten Treffens am 16.06.2015. Sie bemüht sich im Rahmen ihrer Möglichkeiten um eine Umsetzung der am 29.11.2014 entwickelten und am 24.02.2015 im Gemeinderat beschlossenen Klosterhof-Konzeption. Die Mitglieder erklären sich durch die Zustimmung zu dieser Geschäftsordnung dazu bereit, gemeinschaftlich und kooperativ an diesem Ziel zu arbeiten.

Präambel

In der neuen Konzeption für den Klosterhof äußert sich der Wunsch der Aktiven des Klosterhofes eine neue Struktur im Klosterhof zu etablieren. Um diese Struktur für alle Aktiven verbindlich festzuhalten und nachhaltig zu verfestigen, wird diese Geschäftsordnung erlassen.

I. Struktur im Klosterhof

  1. Das neue Konzept des Klosterhofes sieht es vor, dass neben der Hausgemeinschaft (=alle Nutzer*innen des Gebäudes) ein Lenkungsteam agiert, das aus Mitgliedern der Hausgemeinschaft und der Stadtverwaltung besteht und die Schnittstelle zwischen Hausgemeinschaft und Stadtverwaltung darstellt.
  2. Verknüpfungen der verschiedenen Gremien: Die verschiedenen Gremien innerhalb der Struktur des Hauses sind wie folgt miteinander verknüpft. Näheres zu den Aufgaben der einzelnen Gremien findet sich im Folgenden.
  3. Nutzungsberechtigte: Die Räume des Klosterhofes werden von der Stadt Herrenberg für nicht-kommerzielle Herrenberger Vereine und Gruppen unentgeltlich zur Verfügung gestellt. Die Schlüsselvergabe und Raumreservierung erfolgt über das Hauptamt bei Frau Vanessa Eckert.
Geschäftsordnung Klosterhof

II. Hausgemeinschaft

  1. Die Hausgemeinschaft setzt sich aus allen Mitgliedern der Vereine und Gruppen zusammen, die den Klosterhof nutzen. Jede Gruppe hat unabhängig von ihrer Größe, der Nutzungshäufigkeit von Räumen im Klosterhof und der Dauer ihrer Verankerung im Gebäude das Recht ein Mitglied der Gruppe als stimmberechtigte Person zu den Treffen der Hausgemeinschaft zu entsenden. Kann ein ernanntes Mitglied am Treffen der Hausgemeinschaft nicht erscheinen, kann ein/e Stellvertreter*in entsandt werden.
  2. Die Hausgemeinschaft trifft sich mindestens zwei Mal im Jahr auf Einladung der externen Fachstelle des Bundesprogramms "Demokratie leben!" in Absprache mit dem Lenkungsteam. Die Einladung erfolgt per Mail an die Vorsitzenden der Vereine bzw. die Sprecher*innen/Vertreter*innen der Gruppen. Im Rahmen der Treffen der Hausgemeinschaft werden aktuelle Themen, Aufgaben und Ziele aufgegriffen und an das Lenkungsteam zur Bearbeitung übergeben. Das Lenkungsteam berichtet bei den Treffen über seine Arbeit. Im Rahmen dieser Treffen können sich Arbeitskreise bilden, die im Nachgang selbstständig an einem Thema weiterarbeiten und mit dem Lenkungsteam in Kontakt bleiben.
  3. Eine außerordentliche Versammlung der Hausgemeinschaft kann einberufen werden, wenn 25% der Nutzergruppen (gemäß aktueller Liste des Hauptamtes) einen entsprechenden (formlosen) Antrag beim Lenkungsteam und der externen Fachstelle stellen.

III. Lenkungsteam

  1. Das Lenkungsteam setzt sich aus 9 Personen zusammen. Der Vorsitz liegt bei der externen Fachstelle des Bundesprogramms "Demokratie leben!". Mitglieder sind vier benannte Vertreter*innen der Stadtverwaltung und vier gewählte Vertreter*innen der Hausgemeinschaft. Für die Vertreter*innen von Seiten der Hausgemeinschaft wird aufgrund der gemischten Zusammensetzung der Haugemeinschaft vorgeschlagen, dass verschiedene Bereiche vertreten sind. Die Amtszeit beträgt zwei Jahre.
  2. Das Lenkungsteam trifft sich regelmäßig. Die externe Fachstelle organisiert die Treffen und lädt alle Mitglieder per Mail ein. Die gewählten Mitglieder der Hausgemeinschaft ernennen für sich eine/n Stellvertreter*in. Muss ein Mitglied sein Amt innerhalb der zweijährigen Amtszeit unerwartet niederlegen, rückt der/die Stellvertreter*in nach und benennt für sich erneut eine/n Stellvertreter*in. Die Stellvertreter*innen können an den Treffen des Lenkungsteams teilnehmen, sind aber nicht stimmberechtigt. Die Sitzungen finden nicht öffentlich statt. Die externe Fachstelle fertigt ein Protokoll an, das im Nachgang veröffentlicht wird. Vor Veröffentlichung wird dieses Protokoll von je einem/r Vertreter*in der Hausgemeinschaft und der Verwaltung mitunterzeichnet (rotierend).
  3. Das Lenkungsteam hat die Hauptaufgabe als Schnittstelle zwischen Hausgemeinschaft und Verwaltung zu agieren. Hier laufen die Fäden der Arbeit im Haus zusammen und werden gebündelt weitergegeben. Das Lenkungsteam vernetzt Hausgemeinschaft und Verwaltung und agiert für beide Seiten als Ansprechpartner. Das Lenkungsteam legt im Rahmen der Treffen gegenüber der Hausgemeinschaft Rechenschaft über seine Arbeit ab.

IV. Arbeitskreise

  1. Die Arbeitskreise setzen sich aus Mitgliedern der Gruppen im Haus zusammen. Sie haben beliebig viele Mitglieder und bestehen auf unbestimmte Dauer. Sie haben eine/n Sprecher*in, der/die die Kommunikation des Arbeitskreises mit dem Lenkungsteam übernimmt. Arbeitskreise können sich selbstständig gründen und selbstständig wieder auflösen. Die Arbeitskreise stellen sich und ihr Thema im Lenkungsteam vor. Im Anschluss wird der erste Termin durch die externe Fachstelle an die Hausgemeinschaft kommuniziert. Die Themen der Arbeitskreise sind der Auswahl der Mitglieder überlassen. Die Arbeitskreise kommunizieren in der Regel den Zeitpunkt und Ort ihrer Treffen an das Lenkungsteam und die externe Fachstelle, die diesen Termin veröffentlichen, so dass alle Interessierten daran teilnehmen können.
  2. Die Arbeitskreise legen ihre Ergebnisse dem Lenkungsteam vor und beraten gemeinsam das weitere Vorgehen zur Umsetzung.

V. Wahl der Vertreter*innen des Lenkungsteams

  1. Die Hausgemeinschaft wählt im Rahmen ihrer Treffen die Mitglieder des Lenkungsteams. Jeder Verein und jede Gruppe der Hausgemeinschaft hat eine Stimme. Die aufgestellten Kandidaten gelten mit einfacher Mehrheit als gewählt. Die Wahl läuft offen ab, kann aber auf Antrag eines oder mehrerer Mitglieder auch geheim abgehalten werden.

VI. Finanzen

  1. Das Lenkungsteam entscheidet über die Verwendung der Gelder, die durch die Stadt Herrenberg und das Bundesprogramm "Demokratie leben!" für den Klosterhof-Prozess zur Verfügung gestellt werden. Dasselbe gilt für Einnahmen, die durch die Hausgemeinschaft erwirtschaftet werden (z.B. an öffentlichen Veranstaltungen).
  2. Besteht ein Arbeitskreis zum Thema Finanzen, hat dieser die Aufgabe, Vorschläge für die Verwendung der zur Verfügung gestellten Gelder auszuarbeiten und dem Lenkungsteam vorzustellen.
  3. Die Ergebnisse aller Arbeitskreise werden dem Lenkungsteam vorgelegt und dienen als Handlungsgrundlage. Das Lenkungsteam ist bemüht, die vorhandenen Mittel zur Umsetzung der Konzepte aus den Arbeitskreisen zu verwenden.

VII. Abstimmungsgrundsätze der Hausgemeinschaft

  1. Die Hausgemeinschaft bemüht sich darum, Entscheidungen auf dem Weg der Konsensbildung zu fassen. Ist dies nicht möglich, werden Entscheidungen mit einfacher Mehrheit gefasst. Bei Stimmengleichheit gilt der Antrag als abgelehnt. Stimmenthaltungen bleiben bei der Ermittlung der Mehrheit unberücksichtigt. Die Abstimmung erfolgt in der Regel offen. Auf Antrag eines Mitglieds kann eine geheime Abstimmung stattfinden.

VIII. Geschäftsgang für die Treffen der Hausgemeinschaft und des Lenkungsteams

  1. Die Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung (Ergebnisprotokoll) obliegt    der externen Fachstelle.
  2. Sitzungstermine werden in der Regel in der vorhergehenden Sitzung abgestimmt. Jedes Mitglied der Hausgemeinschaft ist berechtigt, Tagesordnungspunkte anzumelden. Das Protokoll der letzten Sitzung und die Terminbestätigung für die nächste Sitzung werden innerhalb von zwei, spätestens vier Wochen nach der letzten Sitzung per E-Mail versandt. Die Tagesordnung mit den entsprechenden Unterlagen geht allen Mitgliedern der Hausgemeinschaft in der Regel eine Woche vor der Sitzung per Mail zu.
  3. Die Korrespondenz, aktuelle Informationen usw. an die Mitglieder des Lenkungsteams erfolgen per Mail.

IX. Annahme und Änderung der Geschäftsordnung

  1. Diese Geschäftsordnung wurde durch Abstimmung beim ersten Treffen der Hausgemeinschaft am 16.06.2015 behandelt. Veränderungen der Geschäftsordnung können auf Anregung der Hausgemeinschaft, des Lenkungsteams oder der externen Fachstelle vorgeschlagen werden. Eine Veränderung bedarf der Abstimmung im Rahmen der Treffen der Hausgemeinschaft.